第三者評価では、事業所理解のために事業計画書や事業報告書をしっかり読み込みます。
その体裁は、A4用紙で数枚の場合もあれば、厚さ３センチはあろうかという場合まで様々です。
そして、その配布先もまた多岐にわたるのではないでしょうか？
皆様の事業所では、事業計画書や事業報告書をどこに提出したか、記録をとったり把握をしていらっしゃいますか？
というのも、特に事業報告書には結構な頻度で、「氏名」が登場するため、その取扱いにはいくつかの注意が必要です。
事業報告書に記載されることが多い「氏名」には、職務分担・組織図、役員・職員・評議員・第三者委員等の名簿、研修の参加者や講師、行事担当者、会議参加者、委員会名簿などがあります。
記載されている人には、事業報告書にご自分の氏名が記載されることを同意してもらっていますか？
本当に必要があるものとして、記載を決めましたか？
配布先の範囲を決めていますか？
などなど・・・。
弊社では、事業計画や事業報告書には個人情報が記載されていることを前提に、取扱いルールを決めております。
ちょうど、昨年度の理事会も終わったころですし、もう少ししたら来年度のことを考えなければならない季節になります。また、来年４月１日からは、個人情報の定義がまた細かくなった改正個人情報保護法が施行となります。コロナ対策で多忙を極めている頃ではありますが、どうぞ、次の事業計画書や事業報告書に記載する「氏名」の取扱いについて、見直しと検討をしてみてはいかがでしょうか？
※特に利用者について、氏名は掲載していなくても年齢や入所年月日など見る人が見たら個人の特定ができるかもしれない情報は慎重な取り扱いが必要です。