規格だより7　個人情報と現場の取り組み　（3）思わぬところに個人情報がある | 福祉規格総合研究所

2024/08/07

事業計画書や事業報告書に、職員の方のお名前が掲載されているのをよく見かけます。

委員会や係、緊急連絡、組織図として登場することが多いですね。時々、「職員名簿」を含んでいるものもありました。

その他、入退職状況を記載し、そこにお名前や退職理由が掲載されているものもありました。

公表されているかどうか、公益性があるかどうか等は関係なく、「この人」とわかるものが個人情報です。なので、特に事業報告書に個人名や名簿をつけている場合は、今一度個人情報の観点から記載内容の見直しを図ってください。

個人情報を掲載する場合、

①職員ご本人はそのことを理解し、同意しているのか

②計画書や報告書は、どこの誰に提供しているのか

③本人のプライバシーに触れる内容ではないか　といった点を確認してください。

 

また、人数など統計情報にした情報も、「1人」といった場合は本人特定につながりやすいものです。状況によっては個人情報に分類される可能性もありますので、②のように提供先の記録は残すようにしましょう。

利用者状況を記載されている場合も、匿名にされるケースが多いですが、それでもケース状況から見る人が見たらあの人のこと・・・がわかる場合があります。

この、「見る人が見たらわかる」レベルの情報は「仮名加工情報」という位置づけで、個人情報としての扱いを要求される場面があります。

なんだか、じゃあどうする？というところで難しくなりそうですが、個人情報の観点からすれば、本人同意をとっていることが一番で、その後に提供先の把握する、プライバシーを侵害していないかをよくよく検討することをお願いします。

特に、「名簿」を掲載する場合はリスクを十分に認識した上で、掲載の是非について再検討をお願いします。「掲載」するならばその意義を説明できるようにしておいてください。ちなみに、提供を受ける側は、「個人情報等データベース」の第三者提供を受けたことになり、本人への通知など相応の手続きが必要になってしまいます。