現在、各事業所におかれましては新型コロナ感染症防止策に、多くのエネルギーを注入されていることと思います。
その中の一つとして多くの事業所で、万が一感染者が出た場合に濃厚接触の疑いがある方へ連絡を取るためとして、来訪者の記録をお取りになっています。
氏名・連絡先・健康状態・体温・入館時間などを来訪者用紙に記入してもらっているのではないでしょうか？
従来の面会簿や面会票と違うのは、健康状態や体温などが要配慮個人情報にあたる可能性があることです。要配慮個人情報となると、これを取得する場合は、その利用目的を明示し、取得前に本人の明確な同意を得ておく必要があります。
従いまして、来訪者に個人情報の利用目的をしっかり提示できるようにしておいてください。ただ単に「こんな時ですから、ご協力お願いします」といった挨拶程度では不十分です。記入票に、記入票に書かれた内容の利用目的を記載し、同意欄にチェックしてもらうのはいかがでしょうか？
さらに、記入していただいた来訪者の記録をいつまで、だれが、どのように保管するのかをルールとして明文化しておきましょう。
現在の個人情報保護法では、半年以内に廃棄してしまう個人情報は保有個人情報とならず法律の対象外ですが、近々の改正後は法律の対象になる予定です。
これまでの訪問者の記録とは扱いが変わりますので、十分な対策をお取りください。
※公衆衛生の向上のためには、必ずしも本人の同意が必要というわけではありません。しかしながら、法律が認めているからと個人情報の利用目的の明示を省略したり、本人の同意を求めなかったりした場合には、利用者や関係者の理解と信頼を得ることがとても難しくなります。その点をどうぞ怠りなくお願いいたします。