マイナンバーを従業員から取得する際には、本人確認が必要です。毎日会っている職員さんなら今更・・・の手間ですが、少なくともマイナンバー通知書の住所と、事業所側が把握している住所が一致しているかどうかは確認しましょう。
また、普段あまり会わない人からは、マイナンバー通知書と本人確認書類（いずれもコピー可）を届けてもらう必要があります。もし郵送してもらう場合には、普通郵便では不安なので書留で送ってもらうようになりますが、その際の費用負担をどうするか決めておいたほうがいいでしょう。どのくらいの費用負担になるのか、該当者の洗い出しがここでも必要になってきますね。
マイナンバーが着実に集まっているかどうか、一覧表を作っておく場合、この一覧表もマイナンバーを記載したら「特定個人情報」になることに注意が必要です。チェックリストの作り方や保管方法も、早めに決めておきましょう。
従業員に扶養控除の対象となる家族がいる場合、家族のマイナンバーも従業員を通して入手することとなっています。いろいろと気を使うこともあるかもしれませんね。
今回で【マイナンバー制度の準備】の連載は終了です。あくまでも、やらなければならないことをイメージしてもらうことを目的にご紹介してまいりました。特定個人情報って何よ？ とか、これまでの個人情報保護法はどうなるのよ？など疑問はたくさんおありかもしれませんが、別のシリーズでご紹介できればと構想中です。
１０月に向けて、ご一緒にがんばりましょう！
＊ＳＷＡＳＣグループでは、マイナンバーについての研修会を月１回、開催しています。４月・５月は受付終了となりましたが、６月以降は受付中です。